재고관리 업무를 하다 보면 자주 듣게 되는 말 중 하나가 바로 "전산재고와 실물재고가 다르다"는 것입니다. 실제 창고에 있는 수량과 시스템에 입력된 수량이 일치하지 않는 경우는 실무에서 빈번하게 발생하며, 이로 인해 납기 지연, 생산 중단, 고객 클레임 등의 문제가 생길 수 있습니다.
1. 전산재고란 무엇인가?
전산재고는 ERP, MES, WMS 등 기업의 시스템에서 관리되고 있는 재고 수량을 의미합니다. 즉, 시스템에 기록된 이론상 재고이며, 입고·출고·이동 등의 내역을 기준으로 계산됩니다.
전산재고는 실시간으로 재고를 파악하고 관리할 수 있는 장점이 있으나, 입력 오류, 미등록 이동, 실시간 미반영 등의 이슈로 인해 실물재고와 차이가 발생할 수 있습니다.
2. 실물재고란 무엇인가?
실물재고는 창고, 공장, 보관 장소 등에 실제로 존재하는 물리적인 재고 수량을 의미합니다. 직접 눈으로 보고 수량을 세어야 확인이 가능하며, 시스템에 등록되지 않았거나 반영되지 않은 재고까지 포함됩니다.
실물재고는 언제든지 실사(재고조사)를 통해 확인 가능하지만, 시간과 인력 비용이 소요되는 단점이 있습니다.
3. 전산재고와 실물재고가 불일치하는 주요 원인
- ✅ 입고/출고 처리 누락 또는 중복
- ✅ 자재 이동 시 전산 반영 누락
- ✅ 샘플, 테스트, 불량 처리 시 미등록
- ✅ 시스템 오류 또는 이중 처리
- ✅ 단위 혼동 (EA vs SET, BOX 등)
이러한 이유로, 재고 실사와 시스템 정합성 확보가 매우 중요합니다.
4. 실무에서의 적용 방법
전산재고를 기준으로 구매·생산·납기 계획을 수립하려면, 다음과 같은 관리 방식이 필요합니다.
- ① 정기적인 재고 실사 (월 1회 또는 분기 1회 등)
- ② 재고 조정 내역 기록 및 원인 분석
- ③ 출고/이동 시 전산 처리 매뉴얼화
- ④ 실물/전산 차이 발생 시 즉시 보고 체계 구축
특히 실무에서는 Cycle Count 방식을 활용해 자주 사용하는 품목부터 우선적으로 실사하는 방법도 많이 사용됩니다.
5. 전산재고만 믿고 발주했을 때 발생하는 문제
예를 들어, 전산상으로는 재고가 100개로 되어 있어 발주하지 않았지만, 실제로는 샘플 출고 20개, 불량 10개가 미처 반영되지 않아 실제 재고가 70개밖에 없을 경우, 납기 미준수가 발생할 수 있습니다.
이러한 상황은 고객 신뢰도 저하, 생산 일정 차질, 급한 구매로 인한 단가 상승 등 다양한 손해를 발생시킬 수 있습니다.
6. 결론
전산재고와 실물재고의 차이를 줄이는 것은 재고관리의 핵심입니다. 정확한 전산재고를 기반으로 업무를 수행하려면, 입·출고 처리 정확도 향상, 정기 실사, 시스템 정합성 유지가 필수입니다.
다음 글에서는 안전재고(Safety Stock)의 개념과 생산성·수익성에 미치는 영향에 대해 살펴보겠습니다.